Heeft u al een Collaboration Strategie?

Sla een strategische branche analyse open of een rapport over de toekomst van een bedrijfskolom en de kans is groot dan u het woord SAMENWERKEN meerdere malen tegen zult komen.

Zoekt u eens op samenwerken in in de zoekbalk van Google. U vindt van allerlei mogelijkheden mbt Samenwerken. Je kunt er over leren in een cursus of een training, je kunt er over lezen in boeken en op een website zoals http://www.samenwerkentussenorganisaties.nl/. Maw samenwerken is een behoorlijk issue voor de komende jaren voor organisaties.

"Wie samen kan werken kan Samenwerken aan betere resultaten!"

Maar heeft uw organisatie al wel een samenwerkingsstrategie?

Zo niet, geen nood, u bent nog niet te laat. J. Kenyon Hayward heeft voor ons nagedacht hoe je in 7 stappen tot een samenwerkingsstrategie kunt komen:

1. Benoem een Chief Collaboration Officer en niet in de zin van maak iemand verantwoordelijk en het probleem is belegd, maar door iemand de verantwoordelijkheid te geven is er aandacht voor het onderwerp. Zie ook mijn blog 'de chief collaboration officer' kan beginnen.


2. Voer een samenwerkingsaudit uit. Review met elkaar hoe er samengewerkt wordt. Zo'n audit kan op elk niveau in de keten of binnen de organisatie. Het uitvoeren van de audit is als een interventie die de samenwerking zal verbeteren.


3. Benoem een paar specifieke gebieden waar er verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. En geloof me in elke organisatie waar ik kom werken als projectleider / consultant struikel ik bij wijze van spreke over mogelijke verbeterpunten. Meest urgente verbeterpunten zijn natuurlijk daar waar samenwerken is omgeslagen in tegen elkaar vechten. Samen vechten is een extreme situatie die mijn inziens ook extreme ingrepen vereist. Wees dus niet te kleinzielig maar grijp in en beloon waar er wel samengewerkt wordt. Een beloning kan in de vorm van nog meer mogelijkheden om samenwerken te ondersteunen.


4. Zoek uit wat de business nodig heeft aan collaborations tools c.q. aan processen. Heeft men een portal nodig, realiseer dat dan. Heeft men MSN nodig, organiseer dit dan. Samenwerken kan niet voldoende beloond worden met aandacht en met toegekend budget. Maar houd het wel zakelijk. Onzin gadgets of oneigenlijk gebruik is de dood in de pot. De koffie-dame met een TomTom op de koffiekar is killing en videoconfering op het toilet in het kader van 24 uur bereikbaar is ook overdone.


5. Stel richtlijnen op hoe er samengewerkt wordt in het bedrijf of in de bedrijfskolom. Wellicht in de vorm van een COLLAB-DAP (collaboration dossier afspraken en procedures). En stel ook een team samen wat beslist over welke collaboration tools de meest geschikte zijn voor de organisatie. Belangrijk om u te realiseren dat face-to-fase meetings altijd erg belangrijk blijven. Het is en blijft mensen werk.


6. Zet een implementatie strategie op om het samenwerken binnen uw organisatie te laten beklijven. En zoals u weet gaan veranderingen niet over één nacht ijs en is het iets van de langere adem. Ook bij deze verandering gelden de organisatieveranderingsprincipes. Belangrijk blijf evalueren en in contact met de mensen in het proces die veranderd worden.


7. Creeër een Collaboration Portal. De Portal kan onderdeel zijn van het intranet. Qua content dient het voorbeelde te bevatten van succesvolle samenwerkingsverbanden, collaborations tools, templates, trainingen, FAQ. Een vorm kan ook zijn dat u een wiki inzet om gezamenlijk te werken aan de collaboration strategie van de organisatie. Door er gezamenlijk over na te denken en het gelijk in de praktijk te brengen, leert u dubbel-op.

Wie durft het aan om de collaboratie strategie op te stellen met behulp van een collaboration tool? Ik kijk met interesse uit naar uw reacties en help u graag met de menselijke implementatie ervan.

Orginele artikel